Различают документ:

первичный - содержит исходную информацию;

вторичный - подготовлен в результате анализа и обработки информации, которая содержится в первичном документе и характеризует его содержание и др. ;

исходящий - настоящий (аутентический) оригинал.

Правовой документ должен отвечать высоким эстетическим требованиям, что существенно облегчает их восприятие и свидетельствует о их повышенной значимости.

Повышению эстетических качеств документа способствует правильный выбор бумаги, шрифта, чернил. Так, к примеру, бумага для документов должна быть белого цвета. Не рекомендуется использовать тонкую и прозрачную бумагу. Чернила необходимо применять черного или другого темного цвета, что создает четкое, контрастное восприятие.

Правовые документы должны быть составлены без исправлений, подтирок, которые существенно ухудшают эстетическое восприятие.

Большое значение при составлении любого правового документ аимеет точное указание всех реквизитов (составных элементов), а так же последовательный порядок их размещения, в связи с тем, что отсутствие даже одного из них может привести к потере юридической силы документа.

Для составления документов, как правило, применяются бланки. Государственным стандартом являются размеры бумаги (формат):

А3 (297ґ420);А4 (210ґ297); А5 (148ґ210); А6 (105ґ148).

Помимо того, что установлен перечень реквизитов, предусмотренных стандартами, в отдельных документах могут быть дополнительные реквизиты.

Каждый реквизит документа, кроме смысловой нагрузки, несет и определенную нагрузку эстетического свойства. Для тех документов, например, где имеется заголовок, в котором сжато и четко формулируется основное содержание правового документа, предусмотрено особое внешнее оформление данного реквизита.

Существуют два способа размещения реквизитов заголовка на бланках документов:

по центру - начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от границы поля;

флаговый - каждая строка реквизита начинается от левой границы поля.

Некоторые документы в качестве обязательного реквизита имеют изображение Государственного герба Украины. Изображение Государственного герба на бланках с угловым размещением реквизитов находится на верхнем поле бланка над срединой строк наименования организации, а на бланках с продольным размещением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения - 20миллиметров.

В соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства в документе должно быть название органа, который его издал. Название органа определяется в соответствии с положением о нем. Сокращенное название может размещаться на бланке вместе с полным названием только в случаях, если оно официально зафиксировано в установленном порядке. Название органа, как правило, проставляется специальным штемпелем или имеется на самом бланке. Данный реквизит включает, кроме названия, должностное положение лица с указанием фамилии, инициалов, от которого исходит данный документ.

Важнейшим реквизитом правовых документов является адресат. В соответствии с компетенцией документы могут адресоваться органам государственной власти и управления, министерствам, ведомствам и их структурным подразделениям, конкретному должностному лицу, а так же гражданам. Документ не должен иметь больше четырех адресов. Если их больше, то составляется список рассылки и на каждом экземпляре документа пишется один адрес.

Наименование организации, ее структурного подразделения должно быть указано в именительном падеже. При адресовании документа руководителю организации ее название входит в состав названия должности адресата. В случае направления документа нескольким организациям адресаты могут быть выражены обобщенно. При отсылке документа гражданам в начале пишется почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы.

При адресовании документов за границу в начале пишется имя и фамилия или инициалы и фамилия, затем должность, название организации и ее адрес в такой последовательности: номер почтового ящика, номер здания, название улицы, почтовый индекс, название города, название страны.

Важнейшим реквизитом правовых документов, от которого зависит его юридическая сила, является подпись. Она должна служить следующим целям:

указывать на автора, составителя документа;

свидетельствовать, заверять или утверждать содержание документа;

подтверждать ответственность того, кто составил документ за содержащуюся в нем информацию.

В состав реквизита «Подпись» входят: название должности, звание, личная подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ. Если документ напечатан на бланке, то название органа (структурного подразделения) в названии должности руководителя не указывается. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» должна быть напечатана на уровне последней строки названия должности, а в случае указания и звания, - то на его уровне.

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, которые занимают различные должности, то их подписи размещаются одна под другой, в зависимости от того, кто из них выше по своему положению. Если же лица, подписывающие документ, занимают одинаковую должность, то их подписи размещаются на одном уровне.

Юридическую силу правовым документам придает печать. Гербовая печать (печать с изображением Государственного герба) ставится на тех документах, где это строго регламентировано нормативно-правовыми актами. Гербовая печать применяется: на документах для свидетельства прав граждан и юридических лиц; на уставах (положениях) учреждений; на договорах и т. д.

Печати других видов (с названием соответствующего органа, учреждения, без изображения Государственного герба или гербовая с надписью"Для хозяйственных и финансовых документов") проставляется на различных справках, выдаваемых органом или учреждением.

Оттиск печати должен ставиться с левой стороны документа таким образом, чтобы он охватывал часть названия должности лица, подписавшего документ. Особое значение необходимо уделять тому, чтобы оттиск был выполнен четко, так как смазанная печать во всех случаях придает документу не аккуратный вид, а иногда может вызвать сомнения в достоверности содержания документа.

В некоторых случаях после подписания правового документа требуется его утверждение вышестоящим должностным лицом. Именно с этого момента документ приобретает юридическую силу.

Утверждение документа осуществляется двумя способами: грифом утверждения или изданием соответствующего документа (приказа, указания). Эти способы утверждения имеют одинаковую силу. Элементами грифа утверждения являются: гриф «Утверждаю», название должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, а также дата утверждения.

При подписании или утверждении документа всегда ставится дата. Она оформляется арабскими цифрами, разделенными точкой. Допускается применение словесно-цифрового способа оформления дат. Дата включает в себя срок принятия правового документа и срок вступления его в законную силу.

В соответствии с Государственными стандартами регламентируется оформление текста правового документа, благодаря чему достигается, помимо всего прочего, и эстетическое совершенство актов. Так, к примеру, тексты всех документов, составленных на бланках формата А4 печатаются через полтора межстрочных интервала, а на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

При составлении документов необходимо так же придерживаться специальных требований, имеющих технико-юридический характер:

Некоторые документы должны быть составлен на специальных бланках (паспорт, диплом, определенные гражданско-правовые договоры), поскольку они отличаются особой важностью и имеют точные стандарты. Такие бланки изготовляются специальными государственными учреждениями на бумаге с водяными знаками.

Некоторые правовые документы (пропуск, справка), в которых нет такой точности, составляются на бланке, чтобы удобнее было ими пользоваться.

Для отдельных документов невозможно подготовить бланк. Это касается документов (характеристика, протокол), для которых определена соответствующая форма построения и общие принципы составления. Что касается языковых средств и их компоновок в тексте, то их автор-составитель избирает сам. Именно при составлении таких документов у юриста часто возникают противоречия, ошибки. Здесь особо проявляется языковая, эстетическая и общая культура (или бескультурье) юриста.

Уровень эстетической культуры юриста-практика, составляющего правовой документ, во многом зависит от правильности выбора формы, стиля и языка.

Основные формы изложения содержания правовых документов:

вводная - указание наименования акта, название органа, издавшего его, время издания, конкретный адресат;

описательная - изложение фактов, явлений, событий в той хронологической последовательности, в которой они имели место в действительности;

мотивировочная - размещение явлений, событий и поступков субъектов права в зависимости от их значимости; рассмотрение их важнейших признаков, обоснование принятого решения;

результативная - установление логически-последовательных суждений, выводов, основанных на причинных связях между явлениями и фактами, изложение содержания решения.

Для эстетического восприятия правового документа важен языки стиль изложения. При составлении документа необходимо использовать официально-деловой стиль, для которого характерны: сжатость и унифицированность (единообразие); точность формулировок и четкость высказываемой мысли; логичность и аргументированность изложения; отсутствие эмоциональности, экспрессивности, образности; отсутствие индивидуальных черт стиля.